Keybliq
Keybliq › Журнал видачі ключів
Журнал видачі ключів: безкоштовний бланк і зразок заповнення
Готовий бланк журналу видачі та повернення ключів — для поста охорони, приймальні, школи, лікарні чи складу. Завантажуйте без реєстрації, друкуйте й змінюйте під себе.
Оновлено 27.10.2026
Які графи потрібні в журналі
Єдиної форми журналу, обов’язкової для всіх організацій, немає: кожна затверджує свою — зазвичай в інструкції з пропускного режиму. Але графи майже скрізь однакові. Наприклад, журнал у додатку 6 до інструкції з пропускного режиму Мінцифри має дві частини — «здавання» і «видача» ключів — з номером кабінету, датою, часом, прізвищем і підписами обох сторін.
У нашому бланку видача й повернення — в одному рядку: одразу видно, які ключі ще не повернули.
| Графа | Навіщо |
|---|---|
| Ключ: номер і приміщення | Номер з бирки. За номером ключ шукати швидше, ніж за назвою. |
| Дата й час видачі | Показують, скільки часу ключ у людини. |
| Хто отримав: ПІБ, підрозділ | Розбірливо, щоб потім знайти людину. Для підрядника — ще й назва фірми. |
| Підпис отримувача | Підтверджує, що людина взяла ключ, тобто видача «під розписку». |
| Хто видав | Черговий охоронець чи адміністратор, який відповідає за видачу. |
| Дата й час повернення | Порожня клітинка означає, що ключ досі не повернули. |
| Хто повернув і хто прийняв | Ключ часто повертає не той, хто брав, а приймає вже інша зміна. |
| Примітка | Підрядник, запасний комплект, пошкоджена бирка, «не повернуто — повідомлено керівнику». |
Зразок заповнення
Як вести журнал, щоб він справді працював
- Складіть перелік ключів (є окремим аркушем в Excel-файлі): номер, приміщення, скільки комплектів, де лежить запасний і кому дозволено його брати.
- Видавайте лише тим, хто є у списку. Іншим — з дозволу відповідального, і запишіть у примітку, хто дозволив.
- Один рядок — один ключ. Узяли три ключі — три рядки, інакше повернення не зійдеться.
- Час пишіть одразу, а не наприкінці зміни з пам’яті.
- Наприкінці зміни перевірте порожні клітинки повернення і передайте список неповернених ключів наступній зміні.
- Пронумеруйте аркуші. Паперовий журнал зазвичай прошнуровують і скріплюють печаткою, щоб записи не можна було непомітно вирвати.
- Запасні ключі тримайте окремо — у сейфі чи опломбованій ключниці. Видача запасного — теж запис у журналі.
- Втрату ключа запишіть одразу і вирішіть, чи міняти замок.
Ключі від електроустановок: що вимагають правила
Для приміщень з електроустановками (щитові, розподільчі пристрої тощо) журнал передбачено правилами. Правила технічної експлуатації електроустановок споживачів (п. 3.12) включають «журнал видачі та повернення ключів від приміщень з електроустановками» до документації на робочих місцях оперативних працівників.
Правила безпечної експлуатації електроустановок споживачів (НПАОП 40.1-1.21-98, пп. 2.2.18–2.2.19) додають:
- двері приміщень електроустановок (щитів, збірок тощо) мають бути постійно замкнені;
- для кожного приміщення — не менше двох комплектів ключів, один з них запасний;
- ключі пронумеровані й зберігаються в оперативних або адміністративно-технічних працівників;
- ключі видають під розписку;
- повертають щодня після закінчення роботи, а там, де немає місцевих оперативних працівників, — не пізніше наступного дня після повного закінчення робіт.
Це стислий переказ, а не юридична консультація. Перевіряйте чинну редакцію на zakon.rada.gov.ua і порядок, затверджений у вашій організації.
Коли паперового журналу стає замало
Паперовий журнал добре працює, поки ключів кілька десятків і всі вони видаються на одному посту. Далі з’являються типові проблеми:
- щоб дізнатися, де ключ, треба гортати сторінки й шукати рядок без повернення;
- ніхто не нагадує, що ключ не повернули, — це помічають наступного ранку;
- почерк не розібрати, а звіт за місяць доводиться складати вручну;
- журнал лежить на посту — його не бачить ні адміністратор, ні керівник.
У Keybliq ті самі графи заповнюються самі. Працівник просить ключ у Telegram-боті, охорона підтверджує одним натисканням, а час і прізвища записуються автоматично. Видно, у кого кожен ключ просто зараз, система сама нагадує про неповернені ключі. У тарифах «Бізнес» і вище — вебпанель для поста охорони й вивантаження журналу в Excel.
Якщо журнал вимагають правила для електроустановок, перехід на електронний облік узгодьте з відповідальним за електрогосподарство.
Спробуйте електронний журнал на своїх ключах
14 днів безкоштовно, без картки. Підключення — близько 5 хвилин, обладнання не потрібне. Далі — від 490 грн на місяць.
Питання
Чи є обов’язкова форма журналу видачі ключів?
Єдиної форми для всіх організацій немає: кожна затверджує свою, зазвичай в інструкції з пропускного режиму. Для приміщень з електроустановками журнал обов’язковий, але конкретних граф правила не встановлюють — бланк з цієї сторінки підходить як основа.
Скільки зберігати заповнений журнал?
Строк зберігання визначає ваша організація — у номенклатурі справ або в наказі про пропускний режим.
Чи можна вести журнал ключів в Excel?
Можна, якщо ваш внутрішній порядок не вимагає підпису на папері. Але в Excel немає підпису отримувача, а будь-який рядок легко змінити заднім числом. Спеціальна програма записує час і того, хто видав ключ, автоматично.
Чи можна змінювати бланк?
Так. Бланк безкоштовний, без реєстрації: додавайте графи, логотип чи назву організації, друкуйте скільки потрібно.